Masalah Pergudangan dan Alasan Kontainer Bisa Menjadi Solusi

Masalah pergudangan menjadi tantangan yang dihadapi mereka yang berprofesi sebagai warehouse manager. Terkadang masalah ini luput dari pengamatan sehingga memunculkan hambatan dalam pendistribusian barang.

Seorang warehouse manager bertanggung jawab atas pengelolaan barang dan stok barang di gudang.

Kecakapan dalam menjalankan sistem manajemen gudang atau warehouse management system sangat diperlukan demi kelancaran keluar masuknya barang serta terjaminnya ketersediaan stok di gudang.

Kemampuan dalam menyelesaikan masalah (problem solving) dari seorang warehouse manager sangat diperlukan untuk meminimalkan potensi masalah pergudangan yang bisa saja timbul di kemudian hari.

Nah, bagi Anda yang berprofesi sebagai seorang warehouse manager, penting sekali mengenali apa yang menjadi tantangan di gudang serta solusinya. Penuhi kebutuhan sewa gudang terdekat dari perusahaan kontainer Tradecorp Indonesia berikut ini.

1. Selisih Stok Barang Menjadi Masalah Pergudangan

Masalah pergudangan yang satu ini dapat terjadi karena kurang mampunya seorang warehouse manager dalam menciptakan tata kelola pergudangan yang baik.

Ketidaksesuaian jumlah stok barang yang tercatat di pembukuan dengan ketersediaan stok di gudang akan menyebabkan kemacetan pendistribusian barang. Sebab mau tak mau terjadi penundaan atas barang yang hendak dikirim hingga stok tersedia sesuai dengan permintaan.

Saat dilakukan stock opname, masalah selisih stok barang ini dapat terungkap secara jelas dan mendetail. Sebab dalam prosesnya, stock opname membutuhkan data, seperti kartu stok barang hingga bukti barang masuk dan keluar.

Solusi: Membuat kartu stok barang, menggunakan metode gudang dalam penyusunan barang, dan merancang penyesuaian stok barang.

2. Pengelolaan Stok secara Manual

Walaupun terkesan usang, masih ada yang melakukan pengelolaan stok secara manual. Tentu saja ini pengelolaan stok secara manual menjadi masalah pergudangan karena terjadinya selisih stok barang tak terlepas dari metode pengerjaan yang manual.

Penerapan teknologi dalam pergudangan memungkinkan digitalisasi pengelolaan stok barang. Di perusahaan-perusahaan besar, pengelolaan stok barang telah menggunakan teknologi digital, yaitu sistem manajemen gudang atau warehouse management system.

Dengan mengadopsi teknologi digital dalam pergudangan, seorang warehouse manager mendapat keuntungan berupa berkurangnya operating cost, mengontrol stok barang, serta mengontrol penerimaan dan pengiriman.

Solusi: Implementasi warehouse management system (WMS) dan penggunaan sistem barcode menjadi jawaban dari bagaimana cara menerapkan sistem gudang yang baik.

3. Kondisi Gudang yang Kurang Memadai

Kurang memadainya kondisi gudang menjadi masalah pergudangan yang juga dihadapi seorang warehouse manager.

Luas gudang yang tidak cukup untuk menampung persediaan, kebersihan yang tidak terjaga, dan keamanannya yang tak terjamin bisa menyimpan potensi kerugian yang tak sedikit nominalnya.

Selain itu, kondisi gudang yang kurang memadai juga dapat dilihat dari penataan stok di dalam gudang. Penempatan barang yang tak terorganisasi dengan baik berakibat pada proses penyimpanan dan pengambilan barang di gudang.

Solusi: Pemanfaatan kontainer menciptakan efisiensi penyimpanan barang di gudang karena kontainer menawarkan desain gudang yang sederhana.

Beberapa kontainer yang sangat direkomendasikan sebagai gudang, yaitu:

Lihat ModMulti

4. Buruknya Proses Penerimaan dan Pengiriman Barang

Barang yang masuk dan barang yang keluar seharusnya dicatat dengan baik agar tidak menjadi masalah nantinya. Pencatatan yang buruk adalah sebab dari ketidaksesuaian stok di gudang.

Masalah lainnya yang muncul dalam penerimaan barang adalah kerusakan barang dan ketidaksesuaian pesanan dengan barang yang diterima.

Dalam pengiriman, kesalahan yang terjadi adalah lamanya pengiriman, kerusakan barang yang dikirim, hingga kehilangan barang yang dikirim.

Solusi: Gunakan sistem barcode, serial number, ataupun batch number untuk memudahkan pelacakan barang.

Baca Juga: Fungsi Direksi Keet Kontainer yang Perlu Diketahui

5. Produk Kedaluwarsa Tak Dipisahkan

Bercampurnya stok lama yang kedaluwarsa dengan stok baru terjadi karena kurang baiknya pencatatan stok barang. Pelanggan ataupun konsumen bisa merugi karena seorang warehouse manager mengirim stok lama yang kedaluwarsa alih-alih mengirim stok baru.

Situasi tersebut bisa berakibat fatal, seperti hilangnya kepercayaan pelanggan, berkurangnya order, hingga tuntutan ganti rugi.

Solusi: Gunakan metode First Expired First Out atau FEFO dalam tata kelola pergudangan untuk mencegah tercampurnya stok lama dengan stok baru.

6. Perencanaan Stok Barang yang Kurang Optimal

Perencanaan sangat berperan penting dalam setiap pekerjaan, termasuk dalam urusan pergudangan.

Kelalaian dalam perencanaan stok barang mengakibatkan terjadi selisih stok barang, gangguan proses penerimaan pengiriman barang, dan pencatatan yang buruk.

Seorang warehouse manager mesti memiliki kontrol yang baik supaya ketersediaan stok barang di gudang terjamin.

Solusi: Digitalisasi tata kelola pergudangan membatu warehouse manager dalam membuat perencanaan stok barang.

7. Kurangnya Kapabilitas SDM

Human error bisa saja terjadi, tapi bukannya tidak bisa diminimalkan. Seorang warehouse manager harus memastikan bahwa staff gudang yang dipekerjakan punya kapabilitas dalam menjalankan tugasnya.

Seorang staff gudang yang kompeten mampu melakukan penataan stok barang sesuai SOP, mendata stok secara rinci, bekerja sama dengan tim, khususnya koordinasi, memastikan data produk yang dikirim, serta menjaga kualitas barang yang tersimpan dan terkirim.

Solusi: Rekrut staff gudang berpengalaman atau menyediakan training insentif terhadap staff gudang yang belum berpengalaman.

8. Stok di Gudang Jarang Dihitung

Kesalahan ini yang juga menjadi penyebab munculnya selisih stok barang di gudang. Masalah pergudangan yang satu ini digolongkan sebagai human error, entah dari sisi staff gudang ataupun warehouse manager.

Konsekuensi yang timbul karena stok di gudang jarang dihitung bisa berupa tidak terpenuhinya permintaan pelanggan ataupun berlebihnya barang di gudang yang jika dibiarkan terlalu lama bisa menurun kualitasnya.

Solusi: Gunakan metode perhitungan stok barang, seperti First In First Out (FIFO), Last In First Out (LIFO), dan rata-rata tertimbang (average).

9. Penempatan Barang Tidak Terorganisasi dengan Baik

Penempatan barang yang terorganisasi mempermudah kerja staff gudang dalam pendistribusian barang. Lain halnya jika penempatannya berantakan yang mana pelacakan barang yang masuk di awal sulit dilakukan.

Pendistribusian yang berjalan sesuai rencana akan mengganggu rantai pasok atau supply chain yang berujung pada tidak sampai produk kepada pelanggan.

Solusi: Siapkan gudang yang memiliki ruang penyimpanan yang cukup. Tak perlu membangun, cukup sewa gudang container bisa membantu Anda untuk mendapatkan efisiensi, apalagi bagi Anda pelaku usaha ekspor daun pisang, ekspor bahan industri, dan impor diberbagai industri lainnya yang memerlukan fungsi depo container.

Penuhi kebutuhan ruang gudang dengan cepat, praktis, dan anti ribet dengan modular box. Dapatkan informasi dan penawaran menarik dari Tradecorp Indonesia. Dapatkan juga penawaran rumah modular dari kami untuk kebutuhan tempat tinggal.

Baca Juga: Fungsi Depo Container dalam Ekspor-Impor

FAQ

Masalah Apa yang Paling Sering Terjadi dalam Pekerjaan Administrasi Gudang?

Sering terjadinya selisih stok barang menjadi masalah yang paling sering terjadi dalam pekerjaan administrasi gudang yang dilakukan staff gudang. Pembuatan kartu stok barang bertujuan agar staff gudang dapat mencatat stok dengan baik.

Apa Saja Hambatan dalam Pengelolaan Persediaan?

Pesanan yang tidak akurat, sistem informasi yang buruk, dan pengelolaan persediaan tak berdasarkan metode perhitungan yang tepat dapat menimbulkan hambatan dalam pengelolaan persediaan.

Bagaimana Cara Menangani atau Mengurus Pergudangan yang Baik dan Benar?

Mengurus pergudangan dengan baik bisa dimulai dengan pendataan yang akurat, membuat forecasting ketersediaan stok, mengecek ketersediaan barang, menata stok lama dan stok baru, membuat penjadwalan penerimaan dan pengiriman barang, dan mendapatkan solusi tepat untuk memiliki bangunan gudang yang ideal.

Permasalahan Apa Saja yang Terjadi Dalam Persediaan?

Permasalahan yang didapati dalam persediaan di gudang mencakup adanya selisih persediaan, kekeliruan dalam pengelolaan, dan pemilihan lokasi yang buruk untuk menempatkan barang.