Prosedur pengiriman barang harus dipahami dengan benar sebagai sebuah SOP atau Standard Operation Procedure. Ketika menjalankan sebuah bisnis konvensional, logistik, industri manufaktur, dan lain sebagainya, proses pengiriman menjadi hal yang krusial.
Kegiatan pengiriman yang tidak berjalan lancar memiliki potensi yang merugikan. Pemahaman seputar SOP pengiriman barang harus dimengerti dengan benar sesuai persyaratan masing-masing daerah atau negara.
Prosedur pengiriman barang merupakan cara yang harus dijalankan ketika melakukan aktivitas pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lainnya. SOP pengiriman barang harus diterapkan dengan baik agar barang dapat sampai ke tempat tujuan dengan aman.
6 Prosedur Pengiriman Barang
Berikut alur pengiriman barang yang harus Anda ketahui ketika memulai sebuah bisnis.
1. Pemesanan
Prosedur pengiriman barang yang pertama yaitu memesan jasa yang akan Anda gunakan. Ada beberapa dokumen pengiriman barang yang harus Anda persiapkan, seperti KTP, NPWP, dan SPPKP untuk mempercepat proses distribution center dan penerimaan resi barang.
2. Memeriksa Container
Jika sudah memesan layanan transportasi, maka Anda harus memeriksa container yang akan digunakan. Prosedur pengiriman barang ini dimulai dari pihak pengiriman yang akan memberikan dokumen berisikan ketentuan dalam container.
Pihak pengirim dapat memeriksa unit kontainer dahulu dan bila sudah sepakat, maka akan muncul dokumen Equipment Interchange Receipt atau EIR. Surat resmi tersebut memberikan informasi menyeluruh tentang fisik container, seperti daftar nomor peti kemas, letak penyimpanan, dan kode kapal serta pelayaran.
3. Menghitung Kapasitas Beban
Prosedur pengiriman barang selanjutnya yaitu menghitung kapasitas beban maksimum yang dimuat dalam kontainer. Pihak pengirim biasanya akan menjelaskan pada pengguna tentang syarat berat maksimal pada peti kemas. Salah satu ukuran container 20 feet yang sering dipakai memiliki kapasitas berat kotor mencapai 30.480 kg.
4. Persyaratan untuk Barang Mudah Rusak
Pengiriman barang yang mudah rusak harus diperhatikan khusus agar kargo dapat sampai dengan aman. Penggunaan refrigerated container menjadi salah satu jenis peti kemas yang cocok untuk barang mudah rusak. Unit kontainer dilengkapi dengan mesin pendingin yang dapat menjaga suhu di dalam wadah tetap stabil selama proses pengiriman.
Pilihan peti kemas lainnya seperti dry container menjadi unit yang aman digunakan untuk mengirim barang berkapasitas besar. Kedua jenis container tersebut dapat dengan mudah diangkut menggunakan berbagai moda transportasi seperti kapal laut, truk kontainer, atau kereta api.
5. Ketentuan Pengiriman Kargo Cair
Prosedur pengiriman barang berupa benda cair harus diperhatikan karena kargo tersebut memiliki resiko yang cukup besar. Pengiriman kargo lebih mudah mengalami kebocoran atau tumpah selama perjalanan.
SOP pengiriman barang kargo cair harus memakai tank container untuk mengutamakan keselamatan dan keamanan barang selama pengiriman. Sesuaikan jenis tangki dengan cairan yang dimuat seperti bahan kimia, cairan berbahaya, atau bahan baku minuman.
6. Pengangkutan dan Validasi Barang
Alur pengiriman barang yang terakhir yaitu mendistribusikan barang dengan sistem fcl atau lcl. Sistem pelacakan harus diterapkan agar pengirim atau pelanggan dapat mengawasi pesanan. Jika barang sudah sampai di pihak konsumen, maka barang akan diperiksa kondisinya dan diterima bila sesuai dengan pesanan.
Cara Meningkatkan Prosedur Pengiriman Barang
Optimalkan alur pengiriman barang dengan beberapa tips dibawah ini. Hindari hal-hal yang dapat menghambat proses distribusi dengan beberapa tips berikut ini.
1. Mengandalkan Proses Otomatis
Gunakan teknologi otomatis seperti software untuk memproses pengiriman barang dengan cepat. Sambungkan software dengan program gudang online Anda untuk mempermudah penyortiran.
2. Membangun Hubungan yang Baik dengan Konsumen
Bangunalah interaksi atau komunikasi yang baik dengan pelanggan, melalui email, pesan, atau informasi status pengiriman barang. Penuhi layanan survei dan mintalah feedback tentang produk atau kepuasaan pengiriman.
3. Pastikan Bekerjasama dengan Jasa Pengiriman yang Handal
Pastikan Anda mempercayakan distribusi barang pada layanan pengiriman yang terpercaya. Barang atau kargo akan sampai dengan aman pada konsumen dengan baik bila jasa pengiriman bekerja dengan handal.
4. Lakukan Evaluasi Keseluruhan
Evaluasi apakah bisnis Anda sudah mencapai potensi secara keseluruhan. Pertimbangkan aspek pendapatan, profitabilitas, efisiensi operasional, kepuasan pelanggan, dan citra merek. Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dikembangkan, ataupun diabaikan serta memastikan bahwa bisnis Anda tetap berjalan ke arah yang benar.
Solusi Kontainer Berkualitas dari Tradecorp
Kebutuhan penyimpanan dan pengiriman barang berkapasitas besar dapat mempercayakannya pada Tradecorp yang menyediakan solusi container bekas dan baru yang berkualitas tinggi dan dapat diandalkan. Tersedia ukuran container 20 feet atau container 40 feet, dengan berbagi pilihan jenis seperti refrigerated container, dry container, flat rack container, high cube container, dll.
Tradecorp menawarkan opsi kustomisasi, sehingga Anda dapat menyesuaikan kontainer sesuai dengan kebutuhan. Kontainer berkualitas dari Tradecorp dapat mendukung penyimpanan dan pengiriman dalam kondisi baik. Hubungi kami sekarang untuk informasi lebih lanjut dan dapatkan penawaran harga container Jakarta terbaik!
FAQ
MENGAPA HARUS ADA PROSEDUR DALAM PENGIRIMAN BARANG?
Prosedur pengiriman barang dibutuhkan untuk memperlancar proses distribusi barang dan menghindari hal yang merugikan bagi bisnis.
PENGIRIMAN BARANG NAMANYA APA?
Pengiriman atau shipping merupakan aktivitas penyaluran barang menggunakan jalur darat, laut, atau udara. Ada beberapa dokumen yang harus dilengkapi dalam proses pengiriman seperti nama dan alamat lengkap.
DOKUMEN APA SAJA YANG DIPERLUKAN DALAM PENGIRIMAN BARANG?
Beberapa dokumen yang diperlukan dalam pengiriman barang kargo yaitu surat pre-order, shipping instruction, surat jalan, bill of lading, air waybill, dan packing list.
